Instrucción 1/2025, de 27 de junio, de la Secretaría General de la Administración de Justicia, para la coordinación de la actividad de la Oficina judicial con los órganos judiciales.

La Ley Orgánica 1/2025, de 2 de enero, de medidas en materia de eficiencia del Servicio Público de Justicia regula un nuevo de modelo de organización que afecta a los órganos judiciales que mayoritariamente constituyen la primera instancia judicial, previendo la transformación de los juzgados en Tribunales de Instancia.

Esta ley orgánica dota a estos tribunales de instancia de instrumentos normativos que permiten implementar una organización colegiada, con la finalidad de homogeneizar criterios y prácticas procesales, racionalizar la carga de trabajo entre los diferentes jueces y juezas que lo conforman, la especialización, así como, optimizar la capacidad organizativa interna y todo ello sin perjuicio de mantener el ejercicio individual de la función jurisdiccional de quienes forman parte de él.

La Ley Orgánica 1/2025 realiza las adaptaciones requeridas en la regulación de la Oficina judicial para su acomodo a la nueva organización judicial.

La Oficina judicial, como forma de organización de los medios personales y materiales de la Administración de Justicia, ingresó en la regulación de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial, a través de la Ley Orgánica 19/2003, de 23 de diciembre, configurándose como la organización de carácter instrumental cuya actividad está regida por las leyes procesales y sirve de soporte y apoyo a la actividad jurisdiccional de jueces y tribunales, rigiéndose por principios de jerarquía, división de funciones y coordinación.

Esta opción organizativa fue revalidada en el año 2009, con la promulgación de la Ley Orgánica 1/2009, de 3 de noviembre, complementaria de la Ley de reforma de la legislación procesal para la implantación de la nueva Oficina judicial, por la que se modifica la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial, y por la Ley 13/2009, de 3 de noviembre, de reforma de la legislación procesal para la implantación de la nueva Oficina judicial.

Estas leyes, que constituyeron la primera política pública en materia de Justicia, definieron los ámbitos competenciales de los letrados y letradas de la Administración de Justicia, a quienes atribuyeron la dirección de la Oficina judicial y la dirección jurídico-procesal de todos los procedimientos, además de la terminación de los mismos cuando la clase de procedimiento o el trámite procesal alcanzado no requiere una decisión judicial para ello.

La aplicación de estas leyes supuso la consolidación de las funciones asignadas al Cuerpo de Letrados de la Administración de Justicia en orden a la dirección técnico-procesal y la dirección y organización de las oficinas judiciales haciéndoles responsables de esta gestión.

La Ley Orgánica 1/2025, de 2 de enero, manteniendo sus principios de actuación y criterios organizativos adapta la regulación de la Oficina judicial a la nueva organización judicial, prescindiendo de las unidades procesales de apoyo directo de los juzgados y progresando hacia un sistema organizativo basado en servicios comunes que pueden subdividirse en unidades organizativas inferiores para facilitar la organización y la prestación del servicio.

Estos servicios comunes asumen la ordenación, gestión y tramitación de los procedimientos que acceden a los órganos de la Administración de Justicia, así como el conjunto de actividades transversales y accesorias a esta actividad principal. De la misma forma, todos ellos asisten a los órganos judiciales prestando soporte y apoyo al ejercicio de la función jurisdiccional que los jueces y tribunales deban desarrollar en los procedimientos atribuidos a su conocimiento, conforme a lo previsto en la legislación orgánica y procesal.

En la Oficina judicial presta servicio el personal del Cuerpo de Letrados de la Administración de Justicia y de los Cuerpos Generales de la Administración de Justicia cuyos efectivos se organizan en relaciones de puestos de trabajo vinculados funcionalmente por razón de sus cometidos.

La publicación de la Instrucción 1/2025, de 23 de junio, del Pleno del Consejo General del Poder Judicial, sobre la coordinación y funcionamiento de los tribunales de instancia, de la Instrucción 2/2025, de 23 de junio, del Pleno del Consejo General del Poder Judicial sobre el ejercicio de las facultades de dirección e inspección (BOE número 153, de 26 de junio de 2025) y del Real Decreto 530/2025, de 24 de junio, por el que se adoptan las disposiciones organizativas y estatutarias del personal de la Administración de Justicia necesarias para implementar en las Oficinas judiciales y en las Oficinas de Justicia en los municipios el modelo de organización judicial establecido por la Ley Orgánica 1/2025, de 2 de enero, de medidas en materia de eficiencia del Servicio Público de Justicia, que desarrollan también estos aspectos definidos en la legislación orgánica justifican el dictado de esta instrucción con la finalidad de dar seguridad jurídica a los letrados, letradas y al personal de la Administración de Justicia, a los profesionales y a la ciudadanía que se relacionan con los órganos judiciales en esta nueva organización.

Esta instrucción necesariamente parte del ámbito competencial definido en las leyes orgánica y procesales y también de los mecanismos que la Ley Orgánica 1/2025 ha habilitado para organizar la Oficina judicial y coordinar su actividad con los diferentes órganos judiciales a los que presta servicio.

La Ley Orgánica del Poder Judicial regula las funciones directivas del Cuerpo de Letrados de la Administración de Justicia de la siguiente forma:

a) Bajo la superior dependencia del Ministerio de Justicia el Cuerpo de Letrados de la Administración de Justicia se ordena jerárquicamente en la forma que se determine en las relaciones de puestos de trabajo.

b) Son superiores jerárquicos de los letrados y letradas de la Administración de Justicia, además de la persona titular de la Secretaría General de la Administración de Justicia, las personas titulares de las Secretarías de Gobierno y de las Secretarías de Coordinación Provincial (artículo 464 y 466 LOPJ) quienes impartirán las instrucciones procedentes para el adecuado funcionamiento de los servicios comunes, tendrán la inspección de los mismos y coordinarán su funcionamiento, entre otras.

c) Los letrados y letradas de la Administración de Justicia dirigirán en el aspecto técnico-procesal al personal integrante de la Oficina judicial, ordenando su actividad e impartiendo las órdenes e instrucciones que estimen pertinentes en el ejercicio de esta función (artículo 457 LOPJ), impulsarán el proceso en los términos que establecen las leyes procesales y a tal efecto, dictarán las resoluciones necesarias para la tramitación del proceso, salvo aquéllas que las leyes procesales reserven a jueces o tribunales (artículo 458 LOPJ) y asumirán el resto de funciones procesales y de gestión de la oficina judicial atribuidas en los artículos 458, 459, 460, 461 y 462 LOPJ. Del mismo modo, realizarán todas aquellas funciones de naturaleza análoga a las que les son propias, inherentes al puesto de trabajo que ocupen y que les sean encomendadas por sus superiores. Cuando en un servicio común prestaren servicios varios letrados de la Administración de Justicia, la relación de puestos de trabajo determinará su dependencia jerárquica y funcional (artículo 463 LOPJ).

d) El director o directora del servicio común de tramitación asumirá las facultades de coordinación con la Presidencia del Tribunal de Instancia, así como con la dirección del resto de servicios comunes para el eficaz funcionamiento de la Oficina judicial (artículo 437.5 LOPJ).

Conviene destacar que la redacción originaria de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial atribuía a los presidentes de las salas de justicia y a los jueces en sus respectivos órganos jurisdiccionales la dirección e inspección de todos los servicios y asuntos y otras funciones relacionadas. Esta redacción fue ya modificada por la Ley Orgánica 19/2003, de 23 de diciembre suprimiendo, de forma compatible con el modelo de Oficina judicial, toda referencia a la inspección y dirección de los servicios, si bien manteniendo la dirección e inspección de los asuntos repartidos.

La modificación realizada de este artículo 165 por la Ley Orgánica 1/2025, de 2 de enero es meramente nominal, para adaptar su redacción al nuevo modelo de tribunales de instancia.

Por otro lado, el Reglamento Orgánico del Cuerpo de Letrados de la Administración de Justicia, aprobado por Real Decreto 1608/2005, de 27 de diciembre desarrollando la Ley Orgánica del Poder Judicial atribuye a las personas titulares de las Secretarías de Coordinación Provincial la elaboración de cuantos protocolos de carácter técnico procesal sean necesarios para el correcto funcionamiento de las Oficinas judiciales de su provincia, pudiendo también hacer suyos o enmendar los protocolos propuestos por los letrados y letradas de la Administración de Justicia que dirijan los servicios comunes (artículos 8 y 18).

También el Reglamento de Acceso y Promoción Profesional del Personal Funcionario al Servicio de la Administración de Justicia, aprobado por Real Decreto 1451/2005, de 7 de diciembre, atribuye a las personas titulares de las Secretarías de Coordinación Provincial la organización y distribución del trabajo a todo el personal destinado en los servicios comunes de la Oficina judicial (artículo 39).

En esta nueva organización judicial se hace necesario concretar en las funciones de coordinación de los letrados y letradas directores de los servicios comunes de tramitación con los órganos judiciales a los que presta apoyo, las de dirección y organización de la Oficina judicial, así como las de dirección técnico procesal de todo el personal que presta servicios en ella atribuidas al personal del Cuerpo de Letrados de la Administración de Justicia (artículos 436.6 y 437.5 LOPJ y 457 a 462 LOPJ).

En consideración a lo expuesto, y en virtud de lo establecido en el artículo 463 de la LOPJ y el artículo 21 del Real Decreto 1608/2005, de 30 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento Orgánico del Cuerpo de Letrados de la Administración de Justicia, con el fin de establecer criterios uniformes y coordinados de actuación, y con fundamento en los principios de unidad de actuación y dependencia jerárquica, vertebradores de este Cuerpo Superior Jurídico, dispongo:

Primero. De las funciones organizativas de los Secretarios y Secretarias de Gobierno.

1. Los Secretarios y Secretarias de Gobierno aprobarán los correspondientes protocolos de actuación de cada Oficina judicial antes del despliegue de la misma en los diferentes partidos judiciales.

2. En estos protocolos de actuación constará la concreta organización y coordinación del personal de la Oficina judicial con los jueces, juezas, magistrados y magistradas que integran el tribunal, a través de la cual se llevará a cabo el apoyo directo a las funciones jurisdiccionales de acuerdo con los criterios contenidos en la presente Instrucción.

3. Estos protocolos podrán ser desarrollados por la persona que asuma la dirección del servicio común de tramitación para establecer los mecanismos de coordinación de este servicio con el Tribunal de Instancia u otros órganos judiciales y con los demás servicios comunes.

Cuarto. De la definición de los cometidos del personal de la Oficina judicial que debe dar apoyo a los jueces, juezas, magistrados y magistradas en sus funciones jurisdiccionales.

1. La asistencia a jueces, juezas, magistrados y magistradas en el ejercicio de la función jurisdiccional se prestará de forma conjunta y coordinada por todos los servicios comunes, áreas, equipos o grupos funcionales que compongan la Oficina judicial y, de la misma forma, por todo el personal que tenga cometidos asignados en relación con los procedimientos que requieran en su tramitación la intervención judicial.

2. El protocolo de actuación de cada Oficina judicial identificará las actividades en que deba consistir el apoyo directo y la asistencia a jueces, juezas, magistrados y magistradas del Tribunal de Instancia y de las diferentes secciones, así como de los demás órganos judiciales con sede en la localidad, organizando, cuando fuere procedente, grupos funcionales que asuman esta actividad dentro de cada servicio común. Los funcionarios y funcionarias que formen parte de este grupo funcional podrán ser asignados al desempeño de este cometido de forma exclusiva, si el servicio lo requiere, o asumiendo la realización de otras tareas o actividades del servicio común, área o equipo en que estén destinados.

3. El protocolo de actuación de cada Oficina judicial deberá definir el canal de comunicación entre las plazas judiciales y el servicio común correspondiente, que permita llevar a cabo el apoyo directo y la asistencia a sus titulares, la integración de sus resoluciones, coordinar y ejecutar los señalamientos, la obtención de información sobre los procedimientos, la organización de dicha información para facilitar la decisión y el control del cumplimento de las decisiones adoptadas.

4. Además de estas cuestiones generales que debe recoger el protocolo de actuación de la Oficina judicial de cada partido judicial, el instrumento de coordinación que se elabore entre la persona que asuma la Presidencia del Tribunal de Instancia y la dirección del servicio común de tramitación podrá contemplar aspectos más específicos adaptados a las necesidades de cada partido judicial.

Décimo tercero. Actuaciones que deben ser desarrolladas de manera previa a la constitución de los Tribunales de Instancia: información previa.

1. Antes de la constitución de los Tribunales de Instancia en los distintos partidos judiciales, conforme a las previsiones de la Ley Orgánica 1/2025, la persona que desempeñe la Secretaría de Coordinación Provincial facilitará a los jueces decanos y las juezas decanas de los partidos judiciales afectados, y con el objeto de que tomen conocimiento detallado de las previsiones de despliegue de tribunales de instancia en cada partido judicial, la siguiente información:

a) La estructura de servicios, áreas y equipos que vayan a ponerse en marcha.

b) La identificación del personal de la Oficina judicial que vaya a asumir las funciones de dirección de los servicios comunes, así como las jefaturas de áreas y equipos.

c) El personal de la Oficina judicial que se integre en cada uno de los servicios comunes, áreas y equipos.

d) El modo en el que se desarrollará por los servicios, áreas o equipos el apoyo directo a las actividades jurisdiccionales.

e) La configuración de los equipos que atenderán las funciones de guardia en cada tribunal, así como los criterios de asignación de funcionarios o funcionarias concretos para la correcta realización de los servicios.

2. Asimismo el Secretario Coordinador o la Secretaria Coordinadora Provinciales deberán recabar cuanta información resulte necesaria o conveniente para organizar la coordinación de la actividad de la Oficina judicial con el Tribunal de Instancia y el resto de órganos judiciales a los que esta oficina preste apoyo.