Orden PJC/385/2024, de 30 de abril, por la que se crea la Plataforma Digital de Colaboración entre las Administraciones Públicas y se regula su configuración y funcionamiento.

1. Mediante esta orden se crea la Plataforma Digital de Colaboración entre las Administraciones Públicas, en adelante Cooper@, que se adscribirá a la Secretaría de Estado de Política Territorial, u órgano competente en materia de coordinación y cooperación territorial.

2. Cooper@ promoverá el funcionamiento más eficiente y será de aplicación a los siguientes órganos de cooperación:

a) La Conferencia de Presidentes y su Comité Preparatorio.

b) Las Conferencias Sectoriales, así como a aquellos otros órganos de cooperación que, con una denominación distinta, se encuentren englobados en el concepto de Conferencia Sectorial previsto en el artículo 147 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

c) Las Comisiones Sectoriales.

d) Los grupos de trabajo dependientes de los órganos de cooperación citados en los párrafos a) a c).

3. Las comunidades autónomas y las entidades locales que formen parte de estos órganos utilizarán los medios puestos a su disposición a través de Cooper@, para la realización de actuaciones de trabajo colaborativo y la celebración de encuentros y reuniones.

1. Con carácter general Cooper@:

a) Facilitará el desempeño de las funciones consultivas y decisorias y de coordinación de los órganos de cooperación previstos en esta orden, orientadas a alcanzar acuerdos y recomendaciones sobre materias comunes.

b) Servirá de cauce de cooperación, colaboración, comunicación e intercambio de información entre la Administración General del Estado, las comunidades autónomas, las ciudades de Ceuta y de Melilla, así como, en su caso, las entidades locales, en el desarrollo de la actividad de los órganos de cooperación de los que formen parte.

c) Constituirá un espacio de encuentro tanto para el trabajo colaborativo como, en su caso, para la celebración de encuentros virtuales con las debidas garantías de seguridad, fomentando la interconexión e interoperabilidad de las distintas Administraciones Públicas.

d) Permitirá el debate, la adopción y la certificación de acuerdos y recomendaciones por parte de los órganos de cooperación a los que se refiere esta orden.

2. En particular Cooper@ permitirá realizar, al menos, las siguientes funciones:

a) Agendar y remitir la convocatoria de las reuniones de los órganos de cooperación, con independencia de que estas se lleven a cabo a través de medios electrónicos, presencialmente o mediante un modelo mixto.

b) Elaborar el orden del día de la reunión, señalando el carácter consultivo, decisorio o de coordinación de cada uno de los asuntos a tratar.

c) Remitir la documentación y facilitar el trabajo colaborativo sobre la misma. Para ello, dispondrá de distintos permisos y niveles de confidencialidad o acceso a la documentación.

d) Elaborar los listados de participantes en las reuniones de los órganos de cooperación, cualquiera que sea el formato utilizado; recopilar las ausencias, justificadas o no, las delegaciones de voto, las suplencias, así como cualesquiera otras incidencias relevantes para la elaboración de las actas y la recopilación de información estadística de utilidad.

e) Facilitar la transcripción de las reuniones, así como la elaboración del borrador del acta y de notas sucintas.

f) Facilitar el uso de sistemas de voto electrónico en el marco del reglamento interno de cada órgano de cooperación.

g) Consolidar el documento finalmente adoptado para acuerdo o recomendación e insertarlo en el sistema correspondiente para su firma.

h) Utilizar los datos recopilados para su explotación. En concreto, permitirá la confección de estadísticas e informaciones sobre el número de encuentros celebrados, decisiones adoptadas, participantes, y sentido de los votos, entre otras.

i) Habilitar con el Registro Electrónico Estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación la inscripción de las Conferencias Sectoriales, así como de todos los demás órganos de cooperación constituidos y de los que forman parte representantes de la Administración General del Estado y de las comunidades autónomas, según se establece en el artículo 145.3 y en la disposición adicional séptima de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.

1. Son principios de funcionamiento de Cooper@:

a) Legitimación: el contenido de las inscripciones se presume exacto y válido.

b) Unicidad: se centraliza en un único sistema informático la información relativa a los órganos de cooperación.

c) Transparencia: se garantiza la trazabilidad de los datos y la información y, por ende, de las relaciones de cooperación interadministrativa.

d) Eficacia: se automatiza la gestión de las tareas asociadas al funcionamiento de los órganos de cooperación.

e) Eficiencia: se comparte el uso de recursos públicos comunes, destacando la habilitación de espacios colaborativos de trabajo para los miembros de los distintos órganos de cooperación a los que se refiere el artículo 1, párrafo segundo, y la reducción del uso del papel y del correo electrónico.

f) Seguridad y confidencialidad: se establecen diversos mecanismos de autenticación y de protección de la información.

La identificación y acreditación de la identidad de las personas físicas que pertenezcan o participen en los distintos órganos de cooperación se ajustarán a los requerimientos del Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad, de acuerdo con el sistema o sistemas de identificación que sean más adecuados para acreditar fehacientemente la identidad de la persona y su correcta expresión de la voluntad en el seno del órgano colegiado.

2. El funcionamiento de Cooper@ atenderá a lo previsto en los reglamentos de organización y funcionamiento interno de cada uno de los órganos de cooperación a los que resulta de aplicación esta orden, debiendo adaptarse con la mayor brevedad posible a las modificaciones que se produzcan.

Se identifican tres niveles de responsabilidad en la gestión de Cooper@:

a) A nivel estratégico, el órgano responsable será la Oficina de la Conferencia de Presidentes, como órgano administrativo de apoyo técnico de la Conferencia de Presidentes. La Oficina de la Conferencia de Presidentes tendrá acceso a todo el contenido de Cooper@.

b) A nivel funcional, la Secretaría de cada órgano de cooperación será la competente para la gestión de su espacio de trabajo, incluyendo las altas y bajas de las personas usuarias, la gestión de asistencias, delegaciones de voto y suplencias; la gestión del trabajo realizado en los espacios colaborativos, así como de las convocatorias, órdenes del día y cualesquiera otras tareas propias de un secretariado técnico recogidas en la normativa aplicable, y que tengan lugar en el espacio virtual de Cooper@.

c) A nivel operativo, la Dirección General de Cooperación Autonómica y Local y la Subsecretaría de Política Territorial y Memoria Democrática, u órganos que las sustituyan, serán las responsables últimas de las cuestiones técnicas y funcionales, desarrollos necesarios y resolución de incidencias que precise la herramienta Cooper@.

1. Los distintos tratamientos de datos personales que se lleven a cabo como consecuencia de lo dispuesto en esta norma se realizarán, en todo caso, de conformidad con lo establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, General de Protección de Datos (RGPD), y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

2. La base jurídica principal del tratamiento es el ejercicio de poderes públicos en el cumplimiento de una misión realizada en interés público, así como para el cumplimiento de una obligación legal, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 6.1.c) y e) del RGPD y en la Ley 40/2015, de 1 de octubre.

3. El tratamiento de los datos recabados tiene como finalidad, de conformidad con el artículo 142 y la disposición adicional trigésima de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, facilitar las relaciones y el soporte electrónico de los órganos que integran el sistema de conferencias sectoriales y, en general, de los órganos de cooperación contemplados en el título III de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, así como de otras plataformas comunes para el intercambio de datos en el ámbito de todas las Administraciones Públicas, en los términos previstos en su propia normativa, atendiendo a los principios de colaboración, cooperación y coordinación entre las Administraciones Públicas, así como el de eficiencia en la gestión de los recursos públicos, recogidos en el título III de la citada Ley 40/2015, de 1 de octubre.

4. Los datos de carácter personal objeto de tratamiento serán, con carácter general, los necesarios para la consecución de las finalidades de interés público previstas en esta orden. En particular, son objeto de tratamiento los datos identificativos y de contacto de las personas participantes en los órganos de cooperación previstos en esta orden.

Adicionalmente, podrán ser objeto de tratamiento datos de carácter personal de terceros, que consten en la documentación, borradores de actas y en su caso notas sucintas, a los que se refiere el artículo 2.2, apartados c) y e).

5. Los datos recogidos se limitarán a los necesarios para el cumplimiento de las finalidades descritas, de acuerdo con el principio de minimización de datos.

6. Los derechos de acceso, rectificación y supresión, así como cualquier otro derecho de las personas físicas reconocido en el RGPD y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, se ejercitarán conforme a dicha normativa.

7. Los datos personales recogidos en virtud de las disposiciones legales se conservarán durante el tiempo necesario para el cumplimiento del fin para el cual fueron recogidos y, en su caso, por el tiempo necesario para atender a las responsabilidades derivadas de su tratamiento ante los órganos administrativos o jurisdiccionales competentes. Asimismo, serán de aplicación las disposiciones legales establecidas en materia de conservación del patrimonio documental y otros documentos generados en el ámbito de las Administraciones públicas.

8. El responsable del tratamiento, y en su caso el encargado del tratamiento, deberán garantizar la aplicación de las medidas de seguridad preceptivas que resulten del correspondiente análisis de riesgos, teniendo en cuenta, en todo caso, lo previsto en el Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad.

9. El órgano responsable del tratamiento será la Secretaría de Estado de Política Territorial, u órgano competente en materia de coordinación y cooperación territorial.

Serán encargados del tratamiento de datos aquellas personas físicas o jurídicas, entidades públicas y privadas, que para prestar servicios relacionados con Cooper@ accedan y traten datos de carácter personal por cuenta del responsable. La relación entre el responsable y el encargado se regulará conforme a lo dispuesto en el artículo 28 del RGPD, a través de un contrato o acto jurídico en los términos del apartado 3 de dicho artículo. Los encargados del tratamiento realizarán su cometido de acuerdo con las instrucciones que reciban del responsable del tratamiento en virtud de lo establecido en el artículo 28 del RGPD.

Mediante resolución de la persona titular de la Subsecretaría del ministerio con competencias en materia de coordinación y cooperación territorial, previo informe del Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública, se establecerán las prescripciones técnicas necesarias para el desarrollo, aplicación y funcionamiento de la Plataforma. En todo caso, las citadas prescripciones técnicas deberán adaptarse a los criterios y directrices que establezca la Conferencia Sectorial de Administración Pública o, en su caso, la Comisión Sectorial de Administración Electrónica como órgano dependiente de aquélla.

Con el fin de garantizar la interoperabilidad, Cooper@, deberá cumplir lo indicado en el Esquema Nacional de Interoperabilidad definido en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, así como en el artículo 142 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.

En tanto no se hayan establecido los desarrollos tecnológicos necesarios para la puesta en marcha de Cooper@, seguirán utilizándose los canales y medios existentes a la entrada en vigor de esta orden. La Dirección General de Cooperación Autonómica y Local comunicará a las secretarías de todos los órganos de cooperación a los que resulta de aplicación esta orden el momento en que dichos desarrollos tecnológicos hayan concluido, instándoles al uso de Cooper@.

Esta orden se dicta al amparo del artículo 149.1.18.ª de la Constitución Española, que atribuye al Estado la competencia exclusiva en materia de bases del régimen jurídico de las Administraciones Públicas.

La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado». Madrid, 30 de abril de 2024.–El Ministro de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes, Félix Bolaños García. Análisis

ANÁLISIS

Rango: Orden Fecha de disposición: 30/04/2024 Fecha de publicación: 01/05/2024 Fecha de entrada en vigor: 02/05/2024 Referencias anteriores DE CONFORMIDAD con la disposición adicional 30 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre (Ref.

BOE-A-2015-10566

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