ESTABLECE SISTEMAS DE MICROCOPIA O MICROGRABACION DE DOCUMENTOS

Artículo 1°.- Para los efectos de esta ley, se entenderá que una microforma es una imagen compactada o digitalizada de un documento original a través de una tecnología idónea para su almacenamiento, conservación, uso y recuperación posterior. La microforma será el soporte que dé sustento al documento original en términos tales que éste pueda ser visto y leído con la ayuda de equipos visores o métodos análogos, digitales o similares; y pueda ser reproducido en copias impresas, esencialmente iguales al documento original. En la generación de microformas se utilizarán los medios y procedimientos técnicos y administrativos definidos por un reglamento sobre la materia dictado en conjunto por el Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio y el Ministerio de Hacienda, el que tendrá por propósito normar el proceso que permite capturar, grabar y almacenar en forma compactada la imagen de un documento original, en términos tales que contenga una copia idéntica del mismo, que sea susceptible de ser almacenado y que permita el uso de la imagen compactada o grabada, tal y como si se tratara del documento original. El mérito probatorio de las microformas que se obtengan se regirá por la ley Nº 19.799 y por las disposiciones de esta ley, en lo que resulte aplicable.

Artículo 2°.- El método que se emplee deberá garantizar, en una medida equiparable a la de los documentos originales, la duración, indelebilidad, integridad, legibilidad y fidelidad de las microformas que se usen y la obtención de copia fiel de los documentos a que da soporte.

Artículo 3°.- El proceso de elaboración de microformas de documentos pertenecientes a la administración pública centralizada y descentralizada y de registros públicos deberá hacerse en presencia del funcionario encargado del archivo o registro respectivo, quien actuará como ministro de fe. La microforma respectiva deberá comenzar reproduciendo un acta de apertura, en la cual se dejará constancia de la fecha de la diligencia, de la identidad del ministro de fe y de una declaración de éste relativa al estado de conservación del o de los documentos originales, con indicación de cualquier observación acerca de enmendaduras, raspaduras, adiciones, apostillas, entrerrenglonaduras y otras alteraciones que puedan apreciarse a simple vista en el documento original y que no se encontraren salvadas en éste. La microforma deberá reproducir como término de ella un acta de cierre emanada del ministro de fe, quien la suscribirá con su firma electrónica avanzada o, en casos que resulte inaplicable, de puño y letra. El original de ambas actas se mantendrá en el archivo o registro respectivo. Al procederse a la la elaboración de microformas de documentos pertenecientes a archivos o registros públicos en que la ley ordene o permita practicar anotaciones marginales, el funcionario que tenga a su cargo el archivo o registro deberá abrir una sección especial de los libros o protocolos que lo formen. En dicha sección se practicarán las anotaciones marginales que habría correspondido hacer en los registros originales que se destruyan. El método de elaboración de microformas deberá consultar en las respectivas actas de cierre, las referencias necesarias a la sección especial de los libros o protocolos antes aludidos y al índice a que se refiere el inciso siguiente, que permitan establecer la existencia de las anotaciones marginales que se hayan practicado o que se puedan practicar en el futuro. Las microformas y los originales de las actas de apertura y cierre a que aluden los incisos segundo y tercero de este artículo se conservarán en poder del funcionario que tenga a su cargo el archivo o registro público que corresponda y formarán parte integrante de dicho archivo o registro. Para mantener la unidad de éstos, el proceso de elaboración de microformas deberá contemplar los medios técnicos adecuados para llevar el índice de las partidas o inscripciones y para remitirse a las inscripciones, cancelaciones y anotaciones marginales y demás actuaciones relacionadas con unas u otras, existentes al tiempo de procederse a su elaboración o que se practiquen con posterioridad a ella. En caso de pérdida o extravío de las actas de que trata este artículo, se procederá a su reconstitución conforme al procedimiento que deba seguirse para análoga situación respecto de los documentos originales que integren el archivo o registro que corresponda. La impugnación de las microformas y la de sus reproducciones se sujetarán a las prescripciones de la ley Nº 19.799 y aquellas del derecho común que regulen la impugnación de documentos e instrumentos.

Artículo 4°.- Las microformas de las documentos aludidos en el artículo anterior, y hechas en conformidad a esta ley, tendrán, para todos los efectos, el mismo mérito del documento original. En los casos en que los documentos originales no se hayan destruido y si hubiere diferencias entre éstos y sus microformas, se estará al documento original.

Artículo 5°.- Las microformas y sus copias pertenecientes a archivos privados, tendrán el mismo mérito que los documentos originales, a condición de que se cumplan los siguientes requisitos: a) Que la microforma haya sido efectuada por alguna de las personas o entidades inscritas en el registro respectivo y que cumplan con los requisitos que se establezcan de acuerdo a lo dispuesto en el N°. 1, del artículo 9°. de la presente ley, y b) Deberá darse cumplimiento a lo dispuesto en los incisos segundo y tercero del artículo 3°. Las letras de cambio, pagarés a la orden, cheques, certificados de depósito y cualquier título de crédito o de inversión, sólo podrán hacerse valer invocando el documento original, sin perjuicio de las disposiciones que autoricen la obtención de un segundo ejemplar en los casos de extravío, hurto o pérdida del original. En tales eventos, servirá como segundo ejemplar una copia autorizada de su microforma, si la hubiere.

Artículo 6°.- Queda prohibida la destrucción de todo documento de valor histórico o cultural, aunque conste en una microforma. Se entenderá que tienen tal carácter aquellos a que se refiere el inciso primero del artículo 3° de esta ley y respecto de los cuales el Conservador del Archivo Nacional ejerza el derecho de oposición que establece este artículo. La prohibición señalada en el inciso anterior se hace extensiva a los documentos pertenecientes a los archivos privados que hubieren sido declarados monumentos nacionales de conformidad a la ley, o a cuyo respecto el Conservador del Archivo Nacional señale fundadamente la necesidad de preservarlos por su valor histórico y cultural y manifieste su oposición a la destrucción. Salvo la documentación referida en los incisos anteriores y en el artículo 7°, podrá procederse a la destrucción de los demás documentos en soporte físico que consten en una microforma de conformidad a esta ley, una vez transcurridos diez años desde la fecha de la microcopia o micrograbado si se trata de instrumentos públicos o cinco años si fueren instrumentos privados. Con todo, para la destrucción de documentos pertenecientes a archivos o registros públicos, será necesaria la notificación mediante un aviso que se publicará en el Diario Oficial con una anticipación mínima de sesenta días respecto de la fecha fijada para la destrucción y de noventa días respecto de los documentos pertenecientes a un archivo privado. En el aviso deberá indicarse dicha fecha, así como una breve descripción genérica de los documentos y de su fecha o período en que se emitieron. Cualquier persona que tuviere interés, en ello, podrá, a su costa, obtener certificaciones vinculadas con los documentos y copias del mismo antes que se proceda a su destrucción. Dentro de los plazos indicados en el inciso precedente, el Conservador del Archivo Nacional podrá examinar los documentos y oponerse a su destrucción. Deducida esta oposición, el Archivo Nacional estará obligado a recibir para su custodia los documentos comprendidos en ella. Estas exigencias y el plazo señalado no regirán para los documentos a que alude el decreto con fuerza de ley N° 5.200, de 1929, del Ministerio de Educación Pública, como tampoco para la documentación de las municipalidades, aun cuando no se halle contemplada en él. Al invocar respecto de los documentos mencionados la facultad de oposición que le concede la presente ley, el Conservador del Archivo Nacional podrá disponer, en caso necesario, que ellos se mantengan bajo la custodia de los correspondientes servicios y en sus propios locales. Corresponderá exclusivamente al Conservador del Archivo Nacional decidir sobre la conservación o destrucción de los documentos que estén en su poder. Las penas establecidas en el artículo 242 del Código Penal no se aplicarán si los documentos destruidos han sido previamente incluidos en una microforma y se ha dado cumplimiento a lo dispuesto en este artículo.

Artículo 7°.- Mientras se encuentren pendientes los plazos establecidos en el artículo 200 del Código Tributario, será aplicable lo dispuesto en el N° 16 del artículo 97 del mismo texto legal, respecto de la pérdida o inutilización de los libros de contabilidad o de los documentos que se señalan en esta última norma, aun cuando ellos estén incluidos en una microforma. Con todo, los Directores Regionales del Servicio de Impuestos Internos, en el ámbito de su competencia territorial, podrán autorizar la destrucción de dichos documentos antes del transcurso de los plazos mencionados, siempre y cuando se proceda previamente a incluir tales documentos en una microforma de acuerdo con esta ley y con las normas generales que establezca el Director Nacional, sin perjuicio de las que, para cada caso particular, estime conveniente fijar el Director Regional respectivo.

Artículo 8°.- La falsificación de las microformas, así como el uso malicioso de ellas o duplicados falsificados, se castigarán de acuerdo a los párrafos 4 y 5 del Título Cuarto del Libro Segundo del Código Penal.

Artículo 9°.- Facúltase al Presidente de la República para que dentro del plazo de ciento veinte días contado desde la publicación de esta ley, y mediante uno o más decretos expedidos por intermedio del Ministerio de Justicia: 1.- Dicte disposiciones sobre el registro a que se refiere la letra a) del artículo 5°; sobre la autoridad encargada de tal registro; la forma, requisito y periodicidad de la inscripción, que no podrá ser inferior a dos años ni superior a cinco; las causas de suspensión y exclusión del registro, y las personas que podrán actuar como ministro de fe para los efectos de lo establecido en dicha norma, y 2.- Determine los requisitos del método de microcopia y de micrograbado que deberá emplearse; sus aspectos técnicos; la forma de proceder a la microcopia y micrograbado y de conservar y reproducir las microformas, y de destruir los documentos originales.

Artículo 10.- Las disposiciones de esta ley se entenderán sin perjuicio de lo dispuesto en otras leyes de carácter especial dictadas sobre las mismas materias. Igualmente las disposiciones de esta ley no importan modificaciones de otras leyes que establezcan obligaciones específicas de conservación de documentos, distintas de las establecidas en este cuerpo legal. No obstante, las entidades mencionadas en el artículo 14 del decreto con fuerza de ley N° 5.200 de 1929, del Ministerio de Educación Pública, cumplirán legalmente su obligación de conservar los documentos encargados a su custodia manteniendo las microformas por todo el tiempo que fije dicho cuerpo legal. Quedan facultadas esas entidades para proceder a la destrucción de los documentos originales, con las limitaciones y de acuerdo al procedimiento que establece la presente ley. Siempre que leyes especiales dispongan que ciertos documentos deben ser conservados por una determinada entidad, se entenderá que las microformas originales de tales documentos deben ser conservados por la misma entidad. Las entidades sujetas a la superintendencia directiva, correccional y económica de la Corte Suprema podrán acogerse a las disposiciones de la presente ley, previa autorización de dicha Corte.

Artículo 11.- A las microformas elaboradas a través de los métodos a que se refiere la ley Nº 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma, se aplicarán las normas contenidas en dicha ley y sus disposiciones reglamentarias en todo lo que no sea incompatible con la presente ley.