Annex II

Encargado de tratamiento

1. Objeto del encargo del tratamiento

Mediante las presentes cláusulas se habilita a Universidad Carlos III de Madrid (UC3M), encargada del tratamiento, para tratar por cuenta de ICEX España Exportación e Inversiones, E.P.E. (ICEX), responsable del tratamiento, los datos personales necesarios para prestar el servicio de recogida y comunicación de los datos de los alumnos inscritos. El tratamiento consistirá en la recogido mediante sus propios medios de los datos de los alumnos y su comunicación a ICEX para la relación de las obligaciones acordadas en este acuerdo. Concreción de los tratamientos a realizar: x Recogida x Registro Estructuración. Modificación. Conservación. Extracción. Consulta. Comunicación por transmisión. Difusión. Interconexión. Cotejo. Limitación. Supresión. Destrucción. Otros: ___________________. x Comunicación.

2. Identificación de la información afectada

Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo. la entidad ICEX España Exportación e Inversiones, E.P.E., responsable del tratamiento, pone a disposición de la entidad, encargada del tratamiento, la información que se describe a continuación: – Datos identificativos y de contacto de los alumnos inscritos.

3. Duración

El presente acuerdo tiene una duración vinculada a la prestación de servicios. Una vez finalice el presente contrato, el encargado del tratamiento debe suprimir los datos personales y suprimir cualquier copia que esté en su poder.

4. Obligaciones del encargado del tratamiento

El encargado del tratamiento y todo su personal se obliga a:

4.1 Utilizar los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.

4.2 Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones del responsable del tratamiento. Si el encargado del tratamiento considera que alguna de las instrucciones infringe el RGPD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión o de los Estados miembros, el encargado informará inmediatamente al responsable.

4.3 Llevar, por escrito, un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del responsable, que contenga:

a) El nombre y los datos de contacto del encargado o encargados y de cada responsable por cuenta del cual actúe el encargado y, en su caso, del representante del responsable o del encargado y del delegado de protección de datos.

b) Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta de cada responsable.

c) En su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país u organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional y, en el caso de las transferencias indicadas en el artículo 49 apartado 1, párrafo segundo del RGPD, la documentación de garantías adecuadas.

d) Una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad relativas a:

d.1) La seudoanonimización y el cifrado de datos personales. d.2) La capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento. d.3) La capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico. d.4) El proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento.

4.4 No comunicar los datos a terceras personas, salvo que cuente con la autorización expresa del responsable del tratamiento, en los supuestos legalmente admisibles.

El encargado puede comunicar los datos a otros encargados del tratamiento del mismo responsable, de acuerdo con las instrucciones del responsable. En este caso, el responsable identificará, de forma previa y por escrito, la entidad a la que se deben comunicar los datos, los datos a comunicar y las medidas de seguridad a aplicar para proceder a la comunicación. Si el encargado debe transferir datos personales a un tercer país o a una organización internacional, en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros que le sea aplicable, informará al responsable de esa exigencia legal de manera previa, salvo que tal Derecho lo prohíba por razones importantes de interés público.

4.5 Subcontratación. No subcontratar ninguna de las prestaciones que formen parte del objeto de este contrato que comporten el tratamiento de datos personales, salvo los servicios auxiliares necesarios para el normal funcionamiento de los servicios del encargado. Si fuera necesario subcontratar algún tratamiento, este hecho se deberá comunicar previamente y por escrito al responsable, con una antelación de un mes indicando los tratamientos que se pretende subcontratar e identificando de forma clara e inequívoca la empresa subcontratista y sus datos de contacto. La subcontratación podrá llevarse a cabo si el responsable no manifiesta su oposición en el plazo establecido.

El subcontratista, que también tendrá la condición de encargado del tratamiento, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en este documento para el encargado del tratamiento y las instrucciones que dicte el responsable. Corresponde al encargado inicial regular la nueva relación de forma que el nuevo encargado quede sujeto a las mismas condiciones (instrucciones, obligaciones, medidas de seguridad…) y con los mismos requisitos formales que él, en lo referente al adecuado tratamiento de los datos personales y a la garantía de los derechos de las personas afectadas. En el caso de incumplimiento por parte del subencargado, el encargado inicial seguirá siendo plenamente responsable ante el responsable en lo referente al cumplimiento de las obligaciones.

4.6 Mantener el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice su objeto.

4.7 Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente.

4.8 Mantener a disposición del responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.

4.9 Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.

4.10 Asistir al responsable del tratamiento en la respuesta al ejercicio de los derechos de:

a) Acceso, rectificación, supresión y oposición.

b) Limitación del tratamiento.

c) Portabilidad de datos.

d) A no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas (incluida la elaboración de perfiles).

4.11 Derecho de información. El encargado del tratamiento, en el momento de la recogida de los datos, debe facilitar la información relativa a los tratamientos de datos que se van a realizar, siendo el texto a incluir el siguiente: Información del tratamiento.

El responsable del tratamiento de los datos personales: ICEX España Exportación e Inversiones, E.P.E. es el Responsable del tratamiento de los datos personales del Interesado, con sede en Paseo de la Castellana, 278 - 28046 Madrid (Madrid) o [email protected]. Fines del tratamiento: Para la adecuada gestión del programa donde se inscribe en su calidad de participante y la realización de los trámites relacionados. Legitimación del tratamiento: Para la ejecución de estas actividades donde vd. es parte (artículo 6.1.b RGPD). Criterios de conservación de los datos, ¿durante cuánto tiempo guardaremos sus datos personales?: Conservaremos sus datos durante la duración del programa formativo y durante el tiempo necesario para atender las responsabilidades que se pueden derivar. Comunicación de los datos: No se prevé la comunicación a terceros. Derechos que le asisten, ¿cuáles son sus derechos conforme al GDPR?: Derecho de acceso, rectificación, portabilidad y supresión de sus datos, y de limitación u oposición a su tratamiento, así como a presentar una reclamación ante la Autoridad de control (www.aepd.es) si considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente. Datos de contacto para ejercer sus derechos: ICEX España Exportación e Inversiones, E.P.E., paseo de la Castellana, 278 - 28046 Madrid (Madrid) o [email protected]. Puede obtener más información en nuestra política de privacidad: https://www.icex.es/es/politica-privacidad.

4.12 Notificación de violaciones de la seguridad de los datos. El encargado del tratamiento notificará al responsable del tratamiento, sin dilación indebida, y en cualquier caso antes del plazo máximo de cuarenta y ocho horas, y a través de correo electrónico [email protected] las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia.

No será necesaria la notificación cuando sea improbable que dicha violación de la seguridad constituya un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas. Si se dispone de ella se facilitará, como mínimo, la información siguiente:

1. Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.

2. El nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.

3. Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.

4. Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.

Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.

4.13 Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos, cuando proceda.

4.14 Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las consultas previas a la autoridad de control, cuando proceda.

4.15 Poner disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el responsable u otro auditor autorizado por él.

4.16 Implantar las medidas de seguridad que permitan:

a) Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.

b) Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.

c) Verificar, evaluar y valorar, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.

d) Seudonimizar y cifrar los datos personales, en su caso.

4.17 Designar un delegado de protección de datos y comunicar su identidad y datos de contacto al responsable.

4.18 Destino de los datos. Devolver al responsable del tratamiento los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten, una vez cumplida la prestación. La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el encargado. No obstante, el encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación.

5. Obligaciones del responsable del tratamiento

Corresponde al responsable del tratamiento:

a) Entregar al encargado los datos a los que se refiere la cláusula 2 de este documento.

b) Realizar una evaluación del impacto en la protección de datos personales de las operaciones de tratamiento a realizar por el encargado.

c) Realizar las consultas previas que corresponda.

d) Velar, de forma previa y durante todo el tratamiento, por el cumplimiento del RGPD por parte del encargado.

e) Supervisar el tratamiento, incluida la realización de inspecciones y auditorías.

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