Annex II

Cláusulas relativas al encargo de tratamiento Estipulaciones Primera. Objeto del tratamiento. Mediante las presentes cláusulas se habilita al encargado del tratamiento, para tratar por cuenta del responsable de tratamiento, los datos de carácter personal necesarios para prestar los siguientes servicios: – Gestión material relacionada con la creación y puesta en marcha de la Oficina Verde de los centros asociados, así como con actividades de difusión de las iniciativas desarrolladas por el Observatorio de ODS de la UNED. En concreto, mediante la presente encomienda el Consorcio atenderá las siguientes gestiones técnicas y administrativas: – Cálculo de la huella ecológica (huella de carbono) de los centros asociados. Para realizar este cálculo la subdelegación de Lugo de la Oficina Verde accederá a datos identificativos básicos y datos personales de contacto de los responsables de centros asociados en esta área. – Gestión material de acciones formativas a través de la plataforma de cursos Webex. Profundizando, en esta encomienda se realizarán las siguientes gestiones administrativas en cuanto a las acciones formativas: Preparación de cursos, matriculación de estudiantes, gestión del envío de información de emisiones en directo o diferido, generación de acreditación de realización de cursos si así se estipulase. La naturaleza y finalidad que justifican el tratamiento de los datos de carácter personal por cuenta del responsable, son exclusivamente las que se indican en el anexo III. Segunda. Devolución de los datos. Una vez que finalice el presente acuerdo, el encargado devolverá al responsable o en su caso, destruirá, los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten, una vez acabada la prestación. El retorno ha de comportar el borrado total de los datos existentes en los sistemas y documentos del encargado. No obstante, el encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades por la ejecución de la prestación. Tercera. Obligaciones del encargado. Legislación aplicable: el encargado estará obligado a someterse en todo caso a la normativa nacional y de la Unión Europea en materia de protección de datos. Finalidad: el encargado utilizará los datos personales sólo para la finalidad objeto de este tratamiento. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios. Declaración previa: La empresa adjudicataria tiene la obligación de presentar, antes de la formalización del contrato, una declaración en la que ponga de manifiesto dónde van a estar ubicados los servidores y desde dónde se van a prestar los servicios asociados a los mismos. Asimismo, estará obligado a comunicar cualquier cambio que se produzca, a lo largo de la vida del contrato, de la información facilitada en la declaración. Subcontratación: Los licitadores tendrán la obligación de indicar en su oferta, si tienen previsto subcontratar los servidores o los servicios asociados a los mismos, el nombre o el perfil empresarial, definido por referencia a las condiciones de solvencia profesional o técnica, de los subcontratistas a los que se vaya a encomendar su realización. El encargado no podrá subcontratar, ni total ni parcialmente, ninguna de las prestaciones que formen parte del objeto de este contrato que comporten el tratamiento de datos personales sin autorización previa y por escrito del responsable. Si fuera necesario subcontratar, total o parcialmente, algún tratamiento de datos, este hecho se deberá comunicar previamente y por escrito al responsable, con antelación suficiente, indicando los aspectos que se pretenden subcontratar e identificando de forma clara e inequívoca la empresa subcontratista y sus datos de contacto. La subcontratación deberá ser autorizada por escrito por el responsable, siempre antes de su inicio y deberá regirse con lo estipulado en el artículo 28.4 del RGPD. Instrucciones del responsable: El encargado tratará los datos personales únicamente siguiendo instrucciones documentadas del responsable. Transferencia internacional: Si el encargado debe transferir datos personales a un tercer país o a una organización internacional, en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros que le sea aplicable, informará por escrito al responsable de esa exigencia legal de manera previa, salvo que tal Derecho lo prohíba por razones importantes de interés público. Confidencialidad: El encargado y todo su personal mantendrán el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que hayan tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice el mismo. El encargado garantizará que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente. Si existe una obligación de confidencialidad estatutaria deberá quedar constancia expresa de la naturaleza y extensión de esta obligación. El encargado mantendrá a disposición del responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de esta obligación. Medidas de seguridad: El encargado con carácter periódico (y también siempre que haya cambios relevantes en su infraestructura de software y hardware) realizará una evaluación de riesgos en materia de seguridad de la información, de la que se derivarán la implantación de mecanismos adecuados a los riesgos detectados tal y como se describe en el artículo 32 del RGPD y en el Esquema Nacional de Seguridad y en concreto:

a) Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.

b) Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.

c) Verificar, evaluar y valorar, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.

d) Seudonimizar y cifrar los datos personales, en su caso.

La evaluación de riesgos de seguridad de la información deberá ser recogida en un informe por el encargado, que deberá proporcionarlo al responsable. El alcance de dicha evaluación de riesgos de seguridad de la información será la totalidad de datos tratados por cuenta del responsable. Las medidas de seguridad abarcarán la protección de los sistemas de información, así como de los sistemas de tratamiento manual y archivo de la documentación. Registro de actividades de tratamiento: El encargado llevará un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del responsable con el contenido estipulado en el artículo 30.2 del RGPD, salvo que pueda ampararse en alguna de las excepciones del artículo 30.5. No comunicación: El encargado no comunicará los datos a terceras personas, salvo que cuente con la autorización expresa del responsable, en los supuestos legalmente admisibles. Formación de las personas autorizadas: El encargado garantizará la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales. Ejercicio de los derechos: El encargado asistirá al responsable, a través de medidas técnicas y organizativas apropiadas, siempre que sea posible, para que este pueda cumplir con su obligación de responder a las solicitudes que tengan por objeto el ejercicio de los derechos de los interesados (acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad de datos). Notificación de violaciones de la seguridad: El encargado notificará al responsable, sin dilación indebida, y en cualquier caso antes del plazo máximo de veinticuatro horas, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante consignada en el artículo 33.3 del RGPD. Apoyo en realización de evaluaciones de impacto para la protección de datos: El encargado dará apoyo al responsable en la realización de las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos, cuando proceda. Cumplimiento de las obligaciones: El encargado pondrá a disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el responsable u otro auditor autorizado por él. Delegado de protección de datos: El encargado designará, si procede, un delegado de protección de datos y comunicará su identidad y datos de contacto al responsable.