Preamble Preámbulo
El artículo 37 de la Ley del Notariado, en la redacción dada por la Ley 11/2023, de 8 de mayo, atribuye a esta Dirección General la competencia para autorizar la destrucción completa, por anualidades, de los tomos de protocolos especiales de protestos de letras de cambio y de otros documentos mercantiles, para dictar instrucciones especiales sobre cómo se efectuará la citada destrucción, así como sobre la conservación de algunas de las actas de protesto de los tomos a destruir, a efecto de preservar una muestra representativa de esta actividad.
La coexistencia de distintos custodios de este tipo de protocolos –notarios y notarias, Archivos de Distrito y Archivos Generales de los Colegios Notariales– hace necesario establecer un marco único, homogéneo y jurídicamente seguro que permita la destrucción completa, por anualidades, de los tomos de protocolos especiales de protestos de letras de cambio y de otros documentos mercantiles por cada custodio, con garantías suficientes de trazabilidad, confidencialidad, protección de datos y preservación documental.
En virtud de lo anterior, de conformidad con lo previsto en el artículo 37 de la Ley del Notariado, dispongo:
Preamble Preámbulo
Primero. Objeto.
La presente Instrucción tiene por objeto:
1. Establecer un procedimiento común para la destrucción de protocolos especiales de protestos de letras de cambio y de otros documentos mercantiles.
2. Regular la conservación de muestras representativas.
3. Determinar los requisitos de las empresas encargadas de la destrucción material y de la certificación acreditativa de la correcta destrucción.
Article 4
Cuarto. Conservación de muestras representativas.
1. Los notarios deberán conservar una muestra representativa, considerándose como tal un tomo de protocolo por cada cinco anualidades y de forma correlativa (por ejemplo, un tomo de 1970, otro de 1975, otro de 1980 y así sucesivamente).
2. Los tomos de protestos conservados:
i. Se comunicarán al Ilustre Colegio Notarial respectivo y a la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública.
ii. Se custodiarán conforme a las normas generales del protocolo notarial.