DETERMINA LOS REQUISITOS DEL MÉTODO DE ELABORACIÓN, CONSERVACIÓN Y USO DE LAS MICROFORMAS Y DE AQUELLOS A EMPLEAR EN LA DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS ORIGINALES EN VIRTUD DE LA LEY N° 18.845

Artículo 1°.- Objeto. El presente decreto con fuerza de ley tiene por objeto normar los requisitos para la elaboración, conservación y uso de las microformas, así como determinar el método a emplear para la destrucción de los documentos originales a los que se refiere la ley N° 18.845, cuando corresponda.

Artículo 2°.- Ámbito de Aplicación. La presente norma será aplicable a los documentos pertenecientes a la administración pública centralizada y descentralizada, y de registros públicos. Asimismo, se aplicará a los documentos pertenecientes a archivos privados, con respecto a la elaboración de microformas a través del proceso de digitalización, las que tendrán el mismo mérito que los documentos originales, de acuerdo con lo establecido en los artículos 5 y 6 de la ley N° 18.845, en lo que corresponda, en los términos señalados en este decreto con fuerza de ley.

Artículo 3°.- En la elaboración de una microforma, como resultado de un proceso de digitalización, en el método empleado por la respectiva institución se considerarán los siguientes principios: a) Principio de Integridad: Respetar la estructura física y lógica del documento original en soporte papel. b) Principio de Fidelidad: Acreditar que los contenidos de las imágenes son exactos y están libres de error o distorsión con respecto al documento original. c) Principio de Indelebilidad: Garantizar la gestión de la microforma y la estabilidad material del sistema de almacenamiento. d) Principio de Legibilidad: Asegurar la recuperación y reproducción de los contenidos de la microforma.

Artículo 4°.- Será responsabilidad de cada institución designar aquellos funcionarios que estarán a cargo del proceso de digitalización, de acuerdo a las condiciones señaladas en la ley N° 18.845. Las instituciones deberán llevar registro de las personas autorizadas para la elaboración de microformas que resulten de la digitalización de documentos originales en soporte papel.

Artículo 5°.- Para que la microforma tenga la calidad de copia fiel, con valor probatorio equivalente con su original, debe estar compuesta por: a) La imagen electrónica que representa el aspecto y contenido del documento en el soporte de origen, y que cumpla con las características técnicas establecidas en el reglamento de la ley N° 18.845. b) Deberá contener, como metadatos obligatorios, a lo menos, la referencia a su condición de copia fiel de documento original en soporte papel; resolución de la captura; cantidad de páginas del documento original; fecha y hora de la diligencia; identidad del (de la) ministro(a) de fe y referencia al estado de conservación, elementos que componen el acta de apertura referida en el inciso segundo del artículo 3° de la ley N° 18.845. c) Deberá contar con firma electrónica avanzada del (de la) ministro(a) de fe.

Artículo 6°.- De la Conservación. En la conservación de las microformas que resulten de un proceso de digitalización de documentos originales en soporte papel, se deberá atender especialmente a que éstas mantengan sus calidades de documento y de archivo. Se entiende por calidad de documento de la microforma el ser copia fiel de un original en soporte papel incluso en sus imperfecciones. La calidad de archivo se refiere a la condición de la microforma de mantener en forma fiel, indeleble, legible e íntegra su calidad de documento. Las instituciones deberán cumplir con las disposiciones contenidas en los artículos 42 y 43 del reglamento de la ley N° 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y la certificación de dicha firma.

Artículo 7°.- Del Uso. Las instituciones deben adoptar las medidas necesarias para permitir el uso posterior de las microformas resultantes del proceso de digitalización, aplicando la normativa vigente.

Artículo 8°.- En consideración a lo dispuesto en el inciso tercero del artículo 6° de la ley N° 18.845, las instituciones deben adoptar las medidas necesarias para garantizar que los documentos originales en soporte papel que consten en una microforma se mantengan accesibles y en buen estado de conservación física, de acuerdo con las directrices que emita el Archivo Nacional en el ejercicio de sus funciones.

Artículo 9°.- Queda prohibida la destrucción de los documentos originales en soporte papel que consten en una microforma pertenecientes a la administración pública centralizada o descentralizada y de registros públicos, respecto de los cuales el (la) Conservador(a) del Archivo Nacional señale fundadamente la necesidad de preservarlos por su valor histórico o cultural.

Artículo 10°.- La prohibición señalada en el artículo precedente también será aplicable a los documentos en soporte físico que consten en una microforma pertenecientes a archivos privados que cumplan alguna de las siguientes condiciones: a) Hayan sido declarados monumentos nacionales de conformidad a la ley respectiva. b) El (La) Conservador(a) del Archivo Nacional se oponga a su destrucción fundamentando su valor histórico y cultural. c) Se trate de alguno de los documentos señalados en el artículo 7° de la ley N° 18.845, salvo que los directores regionales del Servicio de Impuestos Internos autoricen su destrucción, de acuerdo al inciso segundo del mismo artículo. Lo expuesto anteriormente es sin perjuicio de lo dispuesto en otras leyes de carácter especial dictadas sobre eliminación documental.

Artículo 11.- Con excepción de lo señalado en los artículos 9 y 10 precedentes, se podrá iniciar el proceso de destrucción de los documentos en soporte papel verificando que: a) Hayan transcurrido 10 años desde la fecha de elaboración de la microforma de aquellos documentos pertenecientes a la administración pública centralizada y descentralizada o de registros públicos. b) Hayan transcurrido 5 años desde la fecha de elaboración de la microforma de aquellos de los documentos pertenecientes a archivos privados.

Artículo 12.- La destrucción de documentos será informada mediante un aviso en el Diario Oficial, con una anticipación mínima de sesenta días respecto de la fecha fijada para la destrucción de documentos pertenecientes a archivos o registros públicos, y de noventa días en el caso de los documentos pertenecientes a archivos privados. En el aviso deberá informarse la fecha prevista para la destrucción, así como una breve descripción genérica de los documentos y de la fecha o periodo en que se emitieron.

Artículo 13.- En el caso de las entidades mencionadas en el artículo 14 del decreto con fuerza de ley N° 5.200, de 1929, del Ministerio de Educación Pública, el (la) Conservador(a) del Archivo Nacional podrá verificar las condiciones de conservación y organización de los documentos originales en soporte papel que se mantengan bajo la custodia de los correspondientes servicios. El (La) Conservador(a) podrá delegar esta facultad en los (las) funcionarios(as) del Archivo Nacional que estime pertinente.

Artículo 14.- La institución responsable llevará a cabo la destrucción física de las unidades o series documentales en soporte papel, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los documentos y su utilización posterior. Con este propósito, la institución responsable deberá elaborar un procedimiento ad hoc que incorpore las recomendaciones que en esta materia imparta el Archivo Nacional, mediante las resoluciones que emita su Director(a) al efecto. Las instituciones responsables deberán propender a la utilización de medios alternativos a la incineración en la eliminación de documentos, que minimicen los daños medioambientales.